いらないメールが多いです。
ほんとに・・・。
迷惑メールに、宣伝・キャンペーンメールなど。
その中に知らずに入っている重要な情報が入ったメール・・・。これを見逃すことが非常に多いです。
さて、最近のスマホで、普通にメール機能を使って友達とやり取りすることは少なくなったかもしれません。
でも、一方PCとかはやっぱりビジネスや重要な連絡事項を昔からのメール機能に頼っている部分が少なからずあると思います。
でも、普通のメールでは相変わらす迷惑メール、いらない宣伝メール等があとを途切れず、それに対する対応策もあまり進化していない状況がある気がします。
別に、普通に趣味の範疇でメール機能を利用している人にとっては、大きな問題でもないかもしれませんが、仕事やビジネスのやり取りでメール機能を利用している人にとってはこのいらないメールの処理がかなり面倒ですよね。
下手すれば、重要なメールを見逃すこともあるかと。
僕の場合、ブロガーというものをやっている身なので、やっぱりこういったいらないメールがかなり送られてきます。
そこで今回はこのあたりのメールのフィルタリング処理(人力？)や、迷惑メールの処理方法を色々調べてみたので解説してみます。
※ちなみに今回はMac版PCでの解説になります。
メールの仕分け方法
通常、Macのメールは”受信”メールボックスにすべて収まります。このあたりはまあ当たり前ですね。
で、”受信”ボックスをプルダウンすると、Google、yahoo、Exchange(Microsoft)などの各種メールアカウント毎に送られているメールの内容が確認できると思います。
ただ、これらメールボックスは各種アカウントごとに振り分けられている状態なので、その中にあるメールの種類までは分けられていない状態です。
そのため、何もしていない状態だと、迷惑メールも重要なメールもお構いなしに一つのボックスに送られてくるような感じになります。
もちろんそれでは困リますね。
というわけでまずはメールの種類によって自動的にフォルダ分けする仕組みを作ってみます。
まあでも、作ると言っても、やり方は簡単です。
・メールのルールを追加する
この２つの設定で自動振り分けが可能です。
メールボックスを作る
まずは新規でメールボックスを作ります。
メールのウィンドウを開き、メールボックスにそのままカーソルを持っていくと、右側に（＋）のマークが出てきます。
これをクリックすると新規メールボックスのダイヤログ画面が出てきます。
後は好きな名前を入れてOKボタンを押せば新たにオリジナルのメールボックスができます。
ちなみにボックスができる場所は下の方、おそらくデフォルトでスマートメールボックスの下辺りに作られるはずです。
このボックスを振り分けたい数だけ作ってしまいます。
以上でメールボックスの作成は完了。
次は振り分け機能(ルール)を作ります。
メールの振り分け方法
振り分けるためのメールボックスができたら次は振り分けルールを作ります。
こちらも至って方法は簡単で、まずはメールの上のメニューにある”メール”/”環境設定”の順に操作を進めます。
設定を開いたら今度は画面一番右端の”ルール”をクリック。
後は条件と一致したときに入れるメールボックスを選択すればOK。
このあたりは、差出人を例えばGoogleとかの会社名にして、”を含む”を選択。
“メッセージを移動”で、予め作っておいたメールボックスを選択すれば問題ないはずです。
この設定で、次回から指定した名称のものが自動的に自分が作ったメールボックスに入るはずです。
そしてもちろん、一番上の受信には指定したメールはもう入りません。
理想としては、一番上の受信ボックスに指定以外のものしかない状態。それで指定のものは種類別に振り分けられている状態。
こうすれば仕組み上、必要ないメールと今まで来たこと無いメールしか受信に入らず、他の確認するべきメールは別でひとかたまりになるはずです。
僕もつい最近まで知らなかったんですが、標準のメール機能にもちゃんとこういった機能って付いてるんですね・・・。
標準機能をちょっと侮っていました。
迷惑メールのフィルタリング方法
こちらの機能はおそらく皆さん普通に使っていると思いますが、一応説明しておきますね。
Macのメールの環境設定には迷惑メールという設定があり、そこである程度あやしいメールを迷惑メールとして振り分けることができます。
迷惑メールを受信したときの動作は特に必要なければ、「”迷惑メール”メールボックスに移動」を選択して、下のフィルタ対象は全部つけとくのが一番効果的です。
ただ、これだと、今まで来たことのないメールが全部迷惑メールに入ることになります。
ただ、普通何かしらの重要なメールは自分の名前が必ず入っているはずなので、一番下の「メッセージの宛先に自分の氏名が使われている」にチャックを入れておけばよほど大丈夫なはず。
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